Wir haben bereits darüber gesprochen, wie man die Leistungen von Mitarbeitenden steigert: Eine klare und deutliche Kommunikation, Mitarbeitende in den Entscheidungsprozess miteinbeziehen, Schulungen anbieten, Know-How teilen, Kapazitätsmanagement einführen und die Aufgaben-Kompetenzen-Verantwortungen regeln. All diese Punkte helfen dabei, die Leistungen der Mitarbeitenden in einem Unternehmen zu steiger und die Teamperformance zu optimieren.
Aber wo fängt man an? Wie behält man als Führungsperson den Überblick über die bestehenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten? Kann man herausfinden, wie viel Wissen schon vorhanden ist und was noch an Know-How benötigt wird? Wie entdeckt man, wo Ressourcen verschwendet werden, und wo Fehler passieren?
Wir haben mit kyro ein Tool entwickelt, dass die Optimierung der Teamperformance um ein Vielfaches erleichtert. In diesem Blog-Artikel zeigen wir dir auf, wie dich kyro in der Optimierung deines Teams unterstützen kann:
- Value Stream Mapping – Prozesse in einzelnen Teilschritten erfassen
- VSM als Basis für Best Practice Dokumente
- Fehler in der Open Challenge Liste erfassen
- Mitarbeitende miteinbeziehen: Fehler gemeinsam lösen, Ideen zusammen umsetzen
- Mit der Skill-Matrix den Stand des vorhandenen und noch benötigten Know-How visualisieren
- Dank der Coaching-Matrix das vorhandene Wissen teilen
- Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erleichtern
Lies unten im Detail nach, was die einzelnen Punkte beinhalten.
Value Stream Mapping – Prozesse in einzelnen Teilschritten erfassen
Das Value Stream Mapping bildet die Basis von kyro. Ein Prozess wird Schritt für Schritt, Aufgabe für Aufgabe erfasst und visualisiert. So wird deutlich, welche Aufgaben in einer Abteilung anstehen, wo Fehler passieren und an welchen Punkten Verschwendungen entstehen. Für die Optimierung der Teamperfomance ist es besonders wichtig, Verschwendungen in Form von Wartezeiten, fehlenden Kompetenzen und unklaren Verantwortungen aufzuspüren.
VSM als Basis für Best Practice Dokumente
Sobald man einen Prozess mittels Value Stream Mapping erfasst und optimiert, können die Infos als Basis für ein Best Practice Dokument (BPD) dienen. Ein standardisierter Prozess vereinfacht die Zusammenarbeit im Team, da festgehalten wird, wer für welche Aufgaben zuständig ist und wer die Verantwortung für einen Prozess trägt (Process Owner). Auch bei Ausfällen, Ferienabwesenheiten oder Weggängen ist ein BPD eine grosse Unterstützung. Bei einem Ausfall können man Lücken sofort mit Stellvertretungen schliessen. Auch eine Stellenausschreibung ist anhand der offenen Aufgaben schnell erstellt.
Fehler in der Open Challenge Liste erfassen
Die Fehler in einem Prozess ausfindig zu machen, ist eine Sache. Diese dann aber auch tatsächlich in Angriff zu nehmen und abzuarbeiten, ist eine ganz andere. Tatsächlich erfasst kyro die Fehler, die in einem Value Stream Mapping entdeckt werden, automatisch in der Open Challenge Liste (OCL). Weitere offene Punkte kann das Team ganz einfach manuell in die Liste eingetragen. Wichtig dabei ist, immer direkt eine verantwortliche Person zu definieren. Diese Person kann dann wiederum Aufgaben und Deadlines verteilen, damit der Fehler auch wirklich aus der Welt geschafft wird.
Mitarbeitende miteinbeziehen: Fehler gemeinsam lösen, Ideen zusammen umsetzen
Wir wissen, dass Mitarbeitende Veränderungen sehr viel besser umgesetzen, wenn sie an der Erarbeitung von Lösungen beteiligt sind. kyro ist so aufgebaut, dass man zuerst die Ursache für ein Problem herausfindet und dann die Massnahmen zur Lösung erarbeitet. Wenn nun die Mitarbeitenden sowohl in der Phase der Ursachenfindung wie auch bei der Erarbeitung der Problemlösungs-Massnahmen eingebunden sind, setzen sie die Massnahmen auch tatsächlich um und integrieren diese im Arbeitsalltag.
Dasselbe Prinzip gilt auch für Ideen innerhalb eines Unternehmens. Zuerst einmal ist in kyro ein Ideenmanagement möglich – Mitarbeitende wollen ernstgenommen werden. Wen man dann die Massnahmen für Ideen auch noch gemeinsam (und abteilungsübergreifend) erarbeitet und umsetzt, dann steigt das Engagement um ein Vielfaches: Mitarbeitende fühlen sich gehört, engagieren sich immer mehr und übernehmen Eigenverantwortung.
Mit der Skill-Matrix den Stand des vorhandenen und noch benötigten Know-How visualisieren
Es ist für eine Abteilungsleiterin oder einen Teamleiter zentral zu wissen, für welche Aufgaben welches Know-How benötigt wird. Und ob dieses Know-How im Team bereits vorhanden ist, oder noch erarbeitet werden muss. Alles zum Thema Skill-Matrix in kyro findest du hier. Wichtig ist es vor allem, einen Überblick über das bestehende und benötigte Know-How zu haben, und das ist dank kyro ein leichtes Unterfangen.
Dank der Coaching-Matrix das vorhandene Wissen teilen
In kyro ist nicht nur eine Skill-Matrix vorhanden, sondern auch eine Coaching-Matrix integriert. Wir wir wissen, ist ungenutztes Wissen eine der grössten Verschwendungen in der heutigen Arbeitswelt. Dank der Coaching-Matrix wird schnell ersichtlich, wer als Coach das vorhandene Wissen teilen kann. Und wer das bestehende Wissen am dringendsten braucht.
Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erleichtern
Ein gut funktionierendes Team ist eines – die Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen und Teams noch einmal etwas ganz anderes. Dank kyro kann ein Team Abläufe verschlanken, den Arbeitsalltag vereinfachen und die Aufgaben klar aufteilen und visualisieren. So entfallen mühsame Absprachen. Ausserdem streut man als Team das Wissen breit und Fehler (und Ideen) werden über die Abteilungsgrenzen hinaus bearbeitet.
Hast du noch Fragen? Gerne zeigen wir dir in einem Beratungsgespräch auch, wie du mit kyro die Teamperformance optimieren kannst.
Übrigens: Wir sind gerade dabei, eine neue Website für kyro zu erstellen. Bis dahin kannst du dich gerne selbst von dem Tool überzeugen, hier geht es zum Demo-Login.
