AHA-Moment dank automatischen Berechnungen im Prozessoptimierungs-Workshop mit kyro

Skizzierte Gruppe von Menschen mit einer Glühbirne in der Mitte als Symbol für den AHA-Moment dank automatischen Berechnungen im Prozessoptimierungs-Workshop mit kyro

Ende letzten Jahres wurde kyro bei einem Kunden in einem Prozessoptimierungs-Workshop eingesetzt. Am Workshop haben 4 Mitarbeitende aus dem Third Level Support eines Unternehmens teilgenommen. Plus unsere kyro-Expertin Katrin Bitterle. Optimiert wurde ein Prozess, der a) viel Zeit in Anspruch nahm und b) von den Mitarbeitenden als besonders problematisch und umständlich empfunden wurde. Mit den Prozess-Experten (aka den 4 Mitarbeitenden aus dem Third Level Support) im Raum und einer live auf dem Bildschirm angezeigten Wertstrom-Analyse (Value Stream Mapping) arbeiteten sich die Teilnehmenden Schritt für Schritt durch den Prozess.

Gemeinsam erfassten sie jede Aktivität und ergänzten Volumina sowie die Zeiten, welche für die jeweiligen Tätigkeiten aufgewendet wurden. Dabei unterschieden sie zwischen wertschöpfenden und nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten. Durch die automatischen und unmittelbaren Berechnungen in kyro erlebte die Gruppe einen echten AHA-Moment direkt im Workshop.

Die sofortige und erschreckende Erkenntnis: 3.5 Monate im Jahr verlorene Zeit

In kyro werden im Value Stream Mapping automatisch die folgenden Kennzahlen berechnet:

  • Cycle Time,
  • Durchlaufzeiten,
  • Anteil wertschöpfender und nicht-wertschöpfender Tätigkeiten.


Im Kunden-Workshop erhielten die Teilnehmenden das Ergebnis des Value Stream Mappings also unmittelbar – und es war ernüchternd: Der gesamte Prozess war praktisch ausschliesslich nicht-wertschöpfend (NVA) und dauerte 3,5 Monate einer festangestellten Person pro Jahr.

Zitat einer Teilnehmerin:

„3,5 Monate verbringe ich jedes Jahr mit einem Prozess, den es eigentlich gar nicht geben dürfte. Das ist wirklich unglaublich. Was ich mit der Zeit alles machen könnte.“

Warum war der Prozess so ineffizient? Schnelle Ursachenfindung mit kyro

Die Ursache für die verschwendete Zeit wurde dank der systematischen Analyse in kyro auch schnell klar: Die 3.5 Monate wurden bis anhin verschwendet, weil die Mitarbeitenden des Third Level Supports einen Systemfehler ausbügeln mussten. Die Systeme im Unternehmen haben nicht miteinander kommuniziert, die Mitarbeitenden mussten deshalb manuell Informationen von einem System ins andere übertragen. Eine unnötige Tätigkeit, die aufgrund einer Unternehmensregelung entstanden war. Warum die Ursachenfindung in kyro so schnell funktioniert? In kyro sind diverse Analyse-Tools integriert, welche Schritt für Schritt vom Problem zur Lösung führen. kyro stellt sicher, dass die wahre Ursache des Problems identifiziert wird – anstatt nur Symptome zu behandeln.

Sofortmassnahmen nach Prozessoptimierungs-Workshop und Learnings dank kyro:

Die Erkenntnisse aus dem Workshop wurden sofort nach Workshop dem Abteilungsleiter präsentiert. Dank der durch kyro erhobenen Zahlen und dem transparenten Business Case war schnell klar: „Wir müssen handeln – und zwar sofort.“

  1. Kurzfristige und langfristige Massnahmen wurden direkt in kyro ausgearbeitet und priorisiert
  2. Der verantwortliche Change Agent (interner Optimierungs-Experte) nutzte kyro für die Umsetzung und das Tracking der Massnahmen
  3. Benefit Tracking in kyro bewies schliesslich, dass die prognostizierten Einsparungen tatsächlich realisiert wurden

Im Unternehmen war bekannt, dass der Prozess mühsam ist. Doch erst die Analyse mit kyro im Prozessoptimierungs-Workshop zeigte, wie aufwendig und umständlich er wirklich war. Die Echtzeit-Berechnungen in kyro schafften die nötige Transparenz, die verschwendete Zeit im Prozess wirklich anzugehen und «aufzuräumen». Der Workshop-Leiter musste nicht selbst rechnen – kyro übernahm die Berechnungen – und das Team konnte sich dadurch auf die Probleme und Verbesserungen konzentrieren. Mit den Zahlen aus kyro konnte ein Business Case erstellt und dem Abteilungsleiter präsentiert werden. Dieser war dank der klaren Datenlage schnell überzeugt. kyro vereint die Prozesserfassung, die Problemidentifikation, die Massnahmenplanung und -umsetzung sowie das Benefit-Tracking (bis hin zur realisierten Einsparung). Eine enorme Erleichterung für alle Beteiligten.

Fazit: kyro war der Schlüssel für schnelle Verbesserungen am Prozess

kyro war der Schlüssel zu einer effizienten Workshop-Durchführung und einer schnellen Umsetzung von Verbesserungen. Mit den transparenten Echtzeit-Daten, dem nahtlosen Tracking und der konsequenten Fokussierung auf die Lösung von Problemen konnte der Prozess nachhaltig optimiert werden. Ein tolles Beispiel dafür, wie das digitale Tool kyro die Zusammenarbeit im Team revolutionieren kann – vom ersten AHA-Moment bis zur realisierten Einsparung.

Möchtest du auch AHA-Momente schaffen? Katrin Bitterle stellt dir kyro gerne vor und zeigt dir auf Wunsch die Vorteile von kyro an einem Beispiel direkt auf. Buche jetzt einen unverbindlichen Call. Oder du testest kyro selbst – hier geht es zum Demo-Login.

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