Wer sich mit Lean Management, Prozessoptimierung oder kontinuierlicher Verbesserung beschäftigt, begegnet schnell bekannten Methoden wie Wertstromanalyse (VSM), Materialflussanalyse (MIFA) oder Swimlane-Diagrammen. Doch gerade in der Administration, in der Entwicklung oder im Dienstleistungsbereich reicht das nicht aus. Hier kommen Informationsflüsse, Rollen und Schnittstellen ins Spiel – und genau dafür gibt es Makigami. In diesem Blog-Beitrag erfährst du, was Makigami ist, wie es sich von VSM und MIFA unterscheidet, warum es in der Lean Administration so wertvoll ist – und wie kyro Makigami digital auf ein neues Level hebt.
Was ist Makigami?
Makigami ist eine Methode zur Prozessanalyse, die speziell für informationsgetriebene Abläufe entwickelt wurde. Sie kombiniert zwei Denkweisen:
- Den Flussgedanken aus VSM: Der gesamte Prozess wird vom Start bis zum Endpunkt analysiert, inklusive Bearbeitungszeiten, Wartephasen und Aktivitäten
- Die Swimlane-Darstellung: Rollen, Abteilungen oder Funktionen werden in horizontalen Bahnen abgebildet. Auf einen Blick wird sichtbar, wer was wann macht
Das Ergebnis: Transparenz. Ineffizienzen, Doppelarbeiten, Rückfragen und Medienbrüche werden sofort sichtbar.
Makigami vs. VSM: Die Unterschiede im Überblick
Auf den ersten Blick scheinen Makigami und Value Stream Mapping gleich. Beide analysieren Prozesse entlang eines Flusses, beide messen Zeiten und zeigen Verschwendung. Doch der Einsatz macht den Unterschied.
| Aspekt | Makigami | VSM (Value Stream Mapping) |
| Einsatzbereich | Administration, Entwicklung, Dienstleistungen | Produktion, Logistik, industrielle Prozesse |
| Darstellung | Swimlanes nach Rollen/Funktionen | Symbole für Prozesse, Material- und Informationsfluss |
| Fokus | Informationsfluss, Rollen, Schnittstellen | Materialfluss, Durchlaufzeiten, Kundennutzen |
| Ziel | Transparenz in komplexen Abläufen | Reduktion von Durchlaufzeiten, Flussverbesserung |
Und was ist mit MIFA?
Die Materialflussanalyse (MIFA) verfolgt wieder einen anderen Ansatz. Sie konzentriert sich auf Wege und Transporte im Produktionslayout: Woher kommt das Material? Wohin geht es? Wie oft wird umgelagert?
- VSM: betrachtet Prozesszeiten und den Kundennutzen
- MIFA: fokussiert auf Layout, Materialwege und Logistik
- Makigami: analysiert Informationsflüsse, Schnittstellen und Rollen
So ergänzen sich die Methoden je nach Kontext.
Kurz gesagt: VSM / MIFA sind stark in der Produktion. Makigami ist stark in der Administration.
Warum Makigami so wertvoll ist
In der Verwaltung gibt es keine Maschinen oder Lager. Aber es gibt viele Freigaben, Meetings, Rückfragen, Excel-Sheets und Mails. Genau hier spielt Makigami seine Stärke aus.
Makigami zeigt:
- Welche Rollen beteiligt sind
- Welche Systeme und Dokumente genutzt werden
- Wo Wartezeiten und Rückfragen entstehen
- Wo Kommunikation abbricht
Gerade bei Prozessen wie Onboarding, Rechnungsprüfung oder Produktentwicklung macht Makigami Unsichtbares sichtbar – und schafft die Basis für nachhaltige Verbesserungen.
Makigami in kyro
Auf dem Papier braucht Makigami viel Platz. Rollen, Zeiten, Aktivitäten und Schnittstellen füllen ganze Wände. Mit kyro geht das einfacher.
- Digitale Darstellung: Makigami kannst du in kyro digital abgebilden. Swimlanes, Rollen und Aktivitäten lassen sich per Klick strukturieren
- Verknüpfung mit KVP: Auffälligkeiten können direkt in der Open Challenge List dokumentiert werden. So geht keine Idee verloren
- Automatische Berechnungen: Bearbeitungszeiten, Wartezeiten und Durchlaufzeiten werden automatisch erfasst und ausgewertet
- Prozessverknüpfung: Ergebnisse aus Makigami lassen sich direkt mit weiteren kyro-Tools wie dem A3-Report oder PDCA-Zyklus verbinden
Das bedeutet: Statt Post-its, Whiteboards und Excel-Listen hast du alle Daten konsistent in einer Plattform – jederzeit abrufbar und teamübergreifend nutzbar.
Fazit: Makigami als Schlüssel für Lean Administration
Makigami ist mehr als nur eine „Büro-Version“ von VSM. Es ist ein eigenständiges Lean-Tool, das Prozesse dort sichtbar macht, wo klassische Methoden oft scheitern – in der Administration.
Mit kyro wird Makigami digital, intuitiv und messbar. So kannst du Ineffizienzen erkennen, Verantwortlichkeiten klären und Informationsflüsse verbessern – ohne Datenchaos, ohne Zettelwand, dafür mit klarer Struktur und nachhaltigen Ergebnissen.
In der Demo-Version von kyro ist ein Beispiel eines Makigami erfasst (unter dem Reiter „VSM“). Hole dir jetzt den unberbindlichen Demo-Login für die kyro Plattform.
